GTD для раздолбаев

От samlowry: в прошлом посте некоторые удивились, как это можно в XXI веке делать что-то ручкой и блокнотом. Я пообещал ответить на этот вопрос отдельной заметкой. Представляю вам методику от очень мудрого и преуспевающего бизнесмена Bazili0. Система была выработана ещё тогда, когда книги о GTD и в помине не было. На мой взгляд, методика, в отличии от GTD, лишена многих сложностей. Итак, слово автору методики.

Bazili0: Лично я построил свою систему, потому что всё, что я прочитал в книжках было неприемлемо.

Планирование, память и учет ТАКТИЧЕСКИХ дел

Это тех, которые, пусть даже в рамках глобального проекта, но могут и должны решаться быстро. Именно все вместе — ибо по отдельности это не проканает, о чём я сейчас и скажу.

Как мы можем планировать дела, если мы не видим их список перед глазами? Как при нашем ритме мы можем гарантировать, что мы ничего не забудем? Ответ очевиден: без записи дел ни о каком планировании речи быть не может. Это я понял и долго ломал голову над тем, КАК учитывать деловой поток. Вначале я перепробовал самые различные тудушки, органайзеры и прочее. И для себя я чётко решил:

1. Лучший способ не упустить идею или дело — это записать его НЕМЕДЛЕННО, как только мысль о нем появилась в башке.
2. В связи с этим, носитель должен ТЕХНИЧЕСКИ предоставлять минимальное время готовности.

Объясню: именно по той же причине, по которой нам лень перегружать файрволы, чтобы почитать анекдот.ру, нам будет лень пользоваться носителем, время готовности которого больше, чем 1-2 секунды. Я проверял. Мысль работает в таких случаях примерно так: «блин, ладно, ща включить надо, а я в дороге… А фиг с ним, запомню, а когда приеду в офис — сяду и запишу». Естественно, по приезду в офис начинается текучка, и ты ничего не записываешь. По этой причине ноутбук и комп отпали моментально.

Так вот, для меня уже почти 5 лет самым удобным вариантом являются блокнот и ручка. Требования к блокноту:

1. Размер не более, чем 7×10 см. (чтобы легко в карман помещался).
2. Твёрдая обложка (удобно писать даже на коленке в кабаке и более долговечен).
3. Пружинный переплёт (в пружину крепится ручка, и из другого переплёта со временем вылетают листы, особенно, если иногда их выдирать).
4. Листы в клетку (просто удобно).

Еще несколько ЗА блокноту:

1. Даже если вы не визуал, если вы записали своей рукой (!!!) что-то, то об этом помнится почему-то лучше. Если вы аудиал — таскайте диктофон, но будьте готовы, что в общественных местах на вас будут кривовато смотреть.
2. Я часто использую блокнот в качестве папки для клочков бумаги, которые мне написали сотрудники, чеков, визиток. Я никогда не переписываю ничего с бумажки, если я могу её вложить в блокнотик. Я даже вклеиваю (!) туда такие огрызки. Знаете почему? Потому что, когда я вспоминаю, что мне поступала от кого-то некая информация, я подсознательно помню, что была она на серой визитке… Или на жёлтой бумажке, написана красной ручкой. Я не ищу свою запись того, что мне дали, я мгновенно нахожу оригинальный кусок информации по её визуальному облику.
3. Как я уже сказал: главное — это СКОРОСТЬ добавления информации. Для того, чтобы добавить в эксель али ещё куда инфу к уже имеющейся информации, надо войти в меню, выбрать пункт «добавить строку» и вообще напрячься более, чем на то время, чтобы сказать себе: «блин, лень, я запомню». В блокнот я просто чирикаю каракули рядом, на полях и сверху.

Теперь о том, как я веду такой «дневник». Я пишу туда абсолютно всё. Практически не заморачиваясь об организации доступа. Условие: как только дело закончено — я его обязательно вычёркиваю!

1. Во-первых, когда я вижу страницы с полностью вычеркнутыми делами — меня это мотивирует.
2. Поскольку пишется всё подряд (от «уволить раздолбая со второго этажа у окна за прогулы», до «купить трусов»), невычеркнутая строчка на более ранних листках чётко сигнализирует о деле, которое «застопорилось».
3. И наконец, по моему опыту, список таких дел размещается максимум на 5 страницах размашистого почерка с каракулями. Потом ранние страницы уезжают вниз и вместо них пишутся новые. Стек прям-таки. Пробежать 5 страничек в малипусеньком блокноте — дело пяти секунд.

Что это даёт? Это даёт ДИНАМИКУ планирования исполнения дел. Как часто вы хватались за башку с мыслью: «ёлы-палы, я же сёдня там был — чего мне было не зайти и не сделать это по пути!?». Это может быть мелочь, но из-за неё придётся потом потратить дополнительное время. Так вот, из-за того, что дела на нас сыпятся с бешеной скоростью, ИМХО нам требуется динамическое планирование. В отличии от КПК, в блокноте я могу за 1-2 секунды посмотреть, чего мне вообще надо. 5 лет назад я стал сильно экономить время. Глядя визуально на список дел, я могу ДИНАМИЧНО построить график их исполнения.

Планирование всего, что требует привязки к часам и календарю

Хочу предупредить о распостранённой ошибке среди увлекающихся таймменеджментом: как только вы оттестите, на что у вас уходит время — у вас волосы дыбом встанут. Так вот, не надо махать шашкой — можно запросто получить нервный срыв. Потому как организм и психика человеческие стремятся к состоянию максимального покоя, и выводить их резко из этого состояния всё равно, что резко попытаться взять штангу 140 кг.

Теперь, собственно, о моём способе хранить информацию и вести дела, особливо — привязанные ко времени. Понятное дело, что если есть привязка к календарю или часам — эт должно быть устройство электронное. Бумажный ежедневник не будет пищать мерзким писком, напоминая о дне рождении любимой тещи. Какое именно устройство выбрать — не важно. Важно, чтобы оно отвечало следующим требованиям:

1. Как можно большее количество времени было под рукой у владельца.
2. Управлялось бы через компьютер, позволяя делать бекап.

Для меня таким девайсом является мобильник. Лично я юзаю Sony Ericsson k750, но сие есть не принципиально. Памятуя всё те же принципы лени и минимизации усилий, забудьте о том, чтобы набирать контакты, календари и прочее с клавиатуры телефона. Я осуществляю менеджмент только при помощи десктоп-софта (даже SMS набираю на ноуте по большей части). А вот софтина должна предоставлять доступ к настройкам максимального числа функций мобильника. Родные софтины, как правило, не подходят.

Для SE k750 я рекомендую MyPhoneExplorer. Бесплатный, умеет делать ВСЁ, на русском.

Правила юзания для меня простые:

1. Бекапить раз месяц всё содержимое (софтина за 5 сек делает).
2. Каждое утро вносить необходимые (читай — жёстко привязанные ко времени-дате) дела в календарь. Это как отче наш.

Пожалуй, вот эта утренняя молитва — единственный случай, когда я синхронизирую то, что НА-СКОРУЮ-РУКУ записал в блокнот, с другим устройством. Потому что, к примеру, иногда даже про намеченный поход в ресторан с женой можно забыть в суматохе. А вот она не забудет. Ну и кому нужны успехи в бизнесе, когда дома напряжённая атмосфера?

Вобщем, вот я прокололся, к вопросу моих друзей, почему я ничего не забываю.

Ответы на возможные вопросы

Ежедневники лучше, зачем твои глупые блокноты, это неудобно! Неужели ты не пробовал их?
Пробовал. Не могу быстро туда записать всё подряд, начинаю лениться думать. Кроме того, Я НЕ МОГУ физически не менять свои планы по нескольку раз в день. Поэтому ежедневник со своей календарной основой отпадает. Я не зря всё время говорю о ДИНАМИЧЕСКОМ планировании.

Мне иногда надо найти какой-нибудь телефон, адрес. Блокнот предоставляет только линейный способ доступа, в нём нет никаких дополнительных функций! Что делать?
Это вообще не имеет отношения к делам, контакты принципиально хранятся только во втором орудии таймменеджмента (мобильнике).

Большой минус бумажных носителей — это очень затруднительный поиск информации, когда ведёшь большой проект это ой как неудобно!
Я написал о ТАКТИЧЕСКОМ планировании. И по моему опыту с моей занятостью, вся информация текущего стека — 5 малюсеньких листиков. Я просто изначально говорил не о руководстве проектом, а о таймменеджменте.

Я ведь не могу блокнотик открывать в определённых местах или через определённые промежутки времени, чтобы ничего там не упустить… Вся твоя система сразу перестаёт работать.
Значитсо, так. Сколько можно повторять о ДИНАМИЧЕСКОМ планировании? Зачем писать в блокнот, если потом его не читать?

Когда я в принципе закончил некое дело, я автоматически должен выполнить другое. Помня, что память — не лучший советчик, я лезу в блокнот, чтобы определить, ЧТО мне следует в данный момент выполнить. Да, каждый раз. Ведь блокнот я веду именно для того, чтобы не забывать. Так зачем брать задание из башки?

Далее, я уже говорил, что список моих дел — это несколько страничек маленького блокнота, написанных крупным почерком. Открывая его, я просматриваю ВСЕ 2-3 страницы. И далее выбираю себе задачу. Моя память (бошка) используется лишь как стек для 2-3 дел, которые я должен выполнить в БЛИЖАЙШИЙ момент времени. Их я не забуду.

Так вот, к примеру, когда я ползу в магазин, я покупаю всё по списку. И чашку я туда впишу, и трусы. Скажите, сколько раз вы ходили за продуктами в магаз, должны были купить примерно 8-10 наименований и что-нибудь забывали? Без списка я это делал в 100 случаях из 100.

Закончили дело? Полезли в блокнот — взяли новое.

Закончили? ОПЯТЬ в блокнот — взяли новое.

Не надо себя приучать читать блокнот. Надо приучить себя брать из него задание. Читать получается автоматом. Таким образом, даже мелкое дело, вроде покупки чашки, можно «всунуть» в график по пути.

Несколько дополнительных подсказок по повышению эффективности работы

По поводу маянья ерундой на компе вместо работы — и моя болезнь тоже. Вылечивается следующим образом: надо сделать так, чтобы маянье ерундой было ТЕХНИЧЕСКИ сложнее начать, чем в один клик. Например, я забанил на файрволе сайты с развлекухой. Таким образом, если ранее я мог с час убить на башорг, случайно задумавшись кликом по букмарку, то теперь мне надо сначала залезть в файрвол, выключить, перегрузить его и начать маяться ерундой. Я сразу же понимаю, что мне ЛЕНЬ это делать.

Второй пример: наигравшись как-то до 6ти утра в Героев и встав с красными глазами, я прибил все сейвы, игруху и СЛОМАЛ пополам CD с инсталяхой. Теперь, когда мне вздумывается поиграть — мне надо заставить себя, чтобы пойти в магазин, купить CD или как-то решить эту проблему. Мне лень это делать.

В дополнение всегда используйте принцип №1 общества анонимных алкоголиков: ВСЕГДА воздерживайтесь от первой стопки. Это работает. Т. е. отказавшись от одной стопочки (типа я только одну дерну — и всё), вы не нажрётесь. Также, отказавшись от первой минутки (я вот только один уровень пройду — и всё) вы не встанете от компа через 5 часов с КПД работы на компе равным нулю.